kintoneを使う（12） ～「スペース」を試す
DB機能とは毛色の違う機能
スペース機能を試してみたいと思います。
スペースとは、『「スペース」とは、プロジェクトやタスクを進行する際に必要なやり取りを集約することができる「場」のことです。例えばテーマごとにディスカッション（掲示板機能）を作成したり、Wikiのように情報を蓄積していくことができます。
またスペースに加入するメンバーを選んだり、公開範囲を柔軟に設定することも可能です。』とのことです。
MicrosoftでいうところのSharePointのサイト機能に類似していると思います。
この辺を意識しながら試してみたいと思います。
スペース（普通/内部用）を作成する
チュートリアルの画面でスペースに関するものが見当たらなかったので、「スペース kintone」とググってみたところ、テンプレートというものがサジェスチョンされました。その先に遷移するとヘルプにたどり着きます。
事前に準備されているのではなく、自分でテンプレート化することができるという機能のようでした。そのほかの情報をさっとみたところ、手順のようなものは見当たらなかったので、手探りにやってみたいと思います。
トップ画面にスペースの作成がありますのでこれをクリックします。
「はじめから作る」をクリックします。
スペース名を入力して、メンバー限定チェックと高機能チェック（たぶん）を入れてみます。参加メンバーは、まずは自分だけにしてみます。「保存」をクリック。
スペースができました。見た目はトップ画面と同じようですが、「通知」がなかったり、「スレッド」があったりとちょっとずつ違います。
トップページからの見え方はこんな感じ。
デフォルト機能を試す
まずは「スレッド」を試してみたいと思います。
スレッドへ投稿するにはワンクリック必要です。
スレッドへの投稿内容はトップ画面からはわかりません。
カスタマイズできるのかもしれませんが、ぱっと見はわかりませんでした。
もうちょっと見やすい形でもよいかと思います。
「アプリ」はトップ画面と同じものと思われるので、スキップします。
「ピープル」もおそらくこのスペースへの参加管理程度と思われるので、スキップします。
「関連リンク」はアプリもしくはスペースのリンク集のようです。
その他の設定を試してみたいと思います。
まずできそうなことはレイアウトの変更。ですが、容易に操作方法がわかりませんでした。テンプレート化できるので、おそらく可能だと思います。
制御を試す
招待されていないユーザーからアクセスできないかを試してみたいと思います。
確認は2点。スペースが見えないか、ドキュメントが検索されないか。
後者を試すため、「ファイル管理」アプリを追加し、「ファイル管理（スペース内）」に名称を変更します。マーケティング資料サンプルを追加します。
スペース作成者での検索結果はこちら。
まずは、この状態で招待されていないユーザーからのアクセスを確認します。
スペースには何も表示されません。
検索してみてもドキュメントにはアクセスできません。
※そのほかのファイル名やドキュメント内の文字列でも検索されません。
ユーザーを招待してみます。おそらくピープルに追加するだけだと思われます。
その後、招待されたユーザーでアクセスしてみます。
スペースが表示されました。
検索してみます。ドキュメントが検索されました。
※そのほかのファイル名やドキュメント内の文字列でも検索されました。
最後に、招待したユーザーをピープルから削除します。
即座にスペースの表示はなくなり、検索はできなくなりました。
ゲストスペースを作成する
外部ユーザーの利用を想定した機能である、ゲストスペースを作成してみたいと思います。
スペースには階層構造がないようです。上記で作成したスペース内にさらにスペースを作るという構造にはならないようです。
トップ画面からゲストスペースを作成します。
ゲストスペースは非公開だけのようです。
今回は2番目のチェックを外してみました。
こんな感じです。
味気ないので、2つ目のチェックを入れなおしたいと思います。
あまり変わりないですね。「アプリ」を使ったりすることはできないようです。
と思いましたが、トップ画面からアクセスしなおすと内部用と同じ表示でした。
画面遷移は同じでよいような気がします。
ゲストを追加してみたいと思います。同じようにピープルを追加しています。
ゲストのタブが表示されています。
メールアドレスが必要です。
招待中になりました。
招待された受信トレイには即座にメールが届きます。
リンクをクリックすると以下のアカウント作成画面になります。
ゲストスペースにログインできました。
アプリの作成等管理機能は提供されませんが、内部ユーザー用と同じように利用ができそうです。
※トップ画面
※ゲストスペース画面
最後にゲストユーザーにて、iOSアプリからアクセスできるかを試します。
残念ながらこの機能は提供されていないようです。
「組織とユーザーの管理」画面では、ゲストユーザーの表示がありません。
スマートフォンアプリは有償ライセンスユーザーのみの権利のようです。
比較して感じること
スペースは非常にシンプルな機能です。シンプルに外部ユーザーも追加できます。
Dynamics 365には「ポータル」という機能で外部ユーザーの利用を無償で行えますが、開発者向けCMSというイメージですので、諸設定のハードルが高いです。
Microsoft Dynamics 365 新機能: Portal アドオン その 1 – Japan Microsoft Dynamics 365 Team Blog
SharePoint Onlineはあまり詳しくありませんが、同等以上の機能があるように感じます。ただし、アプリ機能を利用するようなものはなく、チームワークを実践するという点では、kintoneのほうがより早く、優しく使えそうな印象を受けます。
