kintoneを使う（11） ～「ファイル管理」を試す
kintoneに入力するのかファイルを添付するのか
情報共有はメールのメッセージ/添付のようなフローの情報管理とファイルサーバへのファイル保存のようなストックの情報管理が基本であり、それぞれが進化してきているようにとらえています。
何をどこに保存するか、どのように管理すべきか、という問題に答えるには難しく、データの集計が必要な場合は、データとしてDBに入力し、塊として扱う場合はファイルとして扱うべきなのでしょう。
kintoneはファイル内の検索性を高め、両者を両立しようとしているように思えます。
「ファイル管理」アプリで機能を試す
いつも通りストアアプリを追加します。
追加するドキュメントは以下。
各文字列が重複しないようにレコードを作成します。
検索を実行する
「営業」で検索。即座にファイル名で検索されました。
「案件」で検索。即座にレコードタイトルで検索されました。
「競業避止義務」で検索。即座にファイル内のテキスト検索されました。
必要な機能
必要な機能は「制御」と「エクスプローラー」だと思います。
検索させるべきではないファイルは当然存在します。これをどう制御するのかはポイントになると思います。きっちり調べていませんが、スペースで制御したり、レコード単位の制御などを組み合わせることで一定レベルの制御は可能だと思います。
もうひとつの「エクスプローラー」機能は、M-SOLUTIONSさんがプラグインを提供しているようです。エクスプローラーからファイルを探すというより、適切な保存先はどこかということを探す用途に利用されるのではないかと思います。
比較して感じること
Dynamics 365では同じような添付はこのような形で実現できます。
検索結果は、以下です。※「営業資料」エンティティを利用しても結果は同様
ファイル内の検索はできません。
そもそもファイル管理には、SharePoint Onlineが存在し、現在はこちらと連携する実装が一般的です。ファイル管理する上での問題点は、大量のストレージが必要になるということです。これを解決し、検索性がそもそも高いSharePoint Onlineとの連携をするといった具合です。
